Как закончить проект, когда сотрудники ушли в отпуск

С отсутствующими сотрудниками ваша компания будет менее продуктивной, и вы рискуете погрязнуть в проблемах, пытаясь управлять недостаточной рабочей мощностью. Дедлайны, ведь не уходят в отпуск, независимо от того, работает ли сотрудник.

Вы можете работать на пределе и всё равно оказаться не в состоянии справиться с требованиями своих клиентов, в то же время предоставляя своим сотрудникам заработанные деньги. Лето — это проблематичное время года для любой компании, и в такой период найти решение нужно быстро.

Чтобы помочь, 13 членов Совета агентства Forbes поделятся своими лучшими советами по управлению рабочим процессом в течение напряженных месяцев, когда вы недостаточно подготовлены. Вот что они рекомендуют:

1. Фокусировка на 80/20

Принцип 80/20 является первой наиболее важной концепцией, а это означает, что вы и ваши сотрудники должны сосредоточиться на 20% ваших усилий, которые дадут вам 80% результатов. Во-вторых, нужно составить список дел, которые могут подождать, тем самым выкроив время для наиболее важных проектов.

2. Инвестируйте в инструменты для повышения прозрачности

Чтобы уважать свободное время сотрудника, избегайте ненужных звонков, чтобы следить за статусом проекта. Наличие правильных инструментов для обеспечения прозрачности держит всех одновременно под контролем. Не тратьте время на изучение работоспособности отдельных людей, а вместо этого, используйте комбинацию инструментов для записи прогресса всех ваших проектов (например, Asana) и платформу для контент-маркетинга, которая поможет вам планировать и управлять редакционным календарем, к которому могут получить доступ все.

3. Планирование наперёд

Не позволяйте себе быть недоукомплектованными. У бизнеса есть репутация, которую нужно поддерживать, а доступность и превосходное обслуживание особенно важны в PR независимо от времени года. Планируйте, как вы будете преодолевать сложные периоды заранее.

4. Концентрируйтесь на систематизации

Пока работа будет выполнена, возьмите столько времени, сколько захотите. Речь идет не о том, чтобы все закончилось до вашего отпуска, но пока люди на рабочих местах, и система работает, чтобы держать поезд вашего бизнеса на рельсах, не торопитесь. Позвольте работнику взять долгий отпуск, если он хорошо справляется с обязанностями, не скупитесь, и не позволяйте никому из сотрудников утонуть в работе, потому что это приведёт к его "выгоранию", да и карма всегда возвращается.

5. Создайте полную подотчётность

Предложите вариант неограниченного отпуска, но учтите, что тогда вам придётся думать об этой проблеме круглый год. Наряду с расширением прав и возможностей ваших сотрудников за то, что они действительно отвечают за их работу, вы должны относимся к ним как к взрослым и позволяем им уйти в отрыв, исходя из предположения, что они сделали все, что нужно сделать или делегировать коллегам.

6. Фокус на переоснащение проектов

Выполните проекты переоснащения для более медленных маркетинговых месяцев B2B. Эта стратегия позволит вам без проблем преодолеть сложный период отпусков, поскольку, как правило, такие проекты требуют помощи третьих лиц, что даст вашим сотрудникам свободу.

7. Положитесь на партнерство

Когда работнику нужно предоставить свободное время, помните, что оставшиеся члены его команды могут забрать часть нагрузки. Во времена, когда работы оказывается слишком много, и вы не справляетесь, партнерские отношения могут быть спасателями. Аутсорсинговые партнеры, вендоры и фрилансеры, которые внедряются в рабочий процесс с помощью облачных инструментов управления проектами и процесса обработки, могут легко помочь сбалансировать рабочую нагрузку вместо отдыхающего сотрудника.

8. Работайте в команде и делитесь информацией

В экспериментальном маркетинге лето — это "налоговый сезон", поэтому полностью укомплектованный персонал имеет решающее значение, но иногда вам может понадобиться дополнительная рабочая сила. Стажеры также имеют решающее значение для летней рабочей нагрузки — предоставление им поддержки в виде работы в команде будет полезно и для ваших сотрудников и даст большой опыт обучения для стажеров.

9. Усилить команды для составления плана покрытия

Попросить человека работать посильнее и подольше, пока его коллега будет находиться в отпуске — это ошибка, результатом которой станет ущерб моральному духу команды, особенно если один человек получает больше рабочей нагрузки, чем другие. Вместо этого, каждый человек разрабатывает свой собственный план работы вне офиса со всей командой. Это может снизить риск неудачных проектов и упущенных сроков и может помочь создать более сплочённую команду.

10. Не пренебрегайте коммуникацией

Решение для защиты отношений с клиентом при более низком штате — это опередить коммуникацию проекта, держать заказчика в курсе, предоставляя периодические обновления. Клиенты не устанут от отправки дополнительного запроса электронной почты или более частых обновлений проекта, но они будут жаловаться и терять доверие с помощью противоположного подхода. Это спорно, но помните, что предоставить клиенту СЛИШКОМ много информации — невозможно.

11. Дайте сотрудникам свободу

Ваша команда определённо поддержит этот шаг. Сделайте так, чтобы люди могли прикрывать друг друга по мере необходимости. У вас должна быть либеральная "политика простоя", которая предполагает, что все сотрудники уже взрослые, и потому сами несут ответственность за свою работу. Члены команды, которые отправляются в отпуск, получают задания и сами раздают задания в отделе. Они координируют графики и обеспечивают взаимопомощь друг для друга. Это всегда срабатывает, в любое время.